Projektmanagement für Kreative Teil I

Rückblick des Workshops am 12. Januar

Die stete Aufmerksamkeit einer Gruppe von 20 Mentees über sechs Stunden zu gewinnen, ist schon eine Herausforderung. Für unseren Stamm-Workshopleiter, Tom Ritschel, kein Problem! Erneut hat er es geschafft, eine abwechselungsreiche, interaktive und inhaltlich sehr bedeutende Veranstaltung zu referieren.

An die Grundlagen des Projektmanagements kommt niemand vorbei, der ein Vorhaben erfolgreich umsetzen möchte. Das kann zum Beispiel eine Hausarbeit sein, ein Konzert oder eine größere Veranstaltung. Klar war, dass jede_r Teilnehmer_in mindestens an einem Projekt beteilgt war, aber nur eine kleine Minderheit konnte behaupten, zu wissen, worauf es beim Projektmanagement ankommt: Einzelne Abläufe im Projekt werden systemantisch durch Planung und Überwachung vereinfacht, wobei klassische und agile Instrumente angwendet werden können. Hierbei spielt die Iteration eine wichtige Rolle, also das häufige Wiederholen gleicher oder ähnlicher Handlungen, um ein Ziel oder eine Lösung zu erreichen. 

Meistens sind mehrere Akteure an einem Projekt beteiligt. Daher ist es wichtig, nicht nur die eigenen Stärken für den Einsatz in das Vorhaben zu kennen, sondern auch die der anderen im Team. Hierfür wurde in stiller Einzelarbeit anhand eines Tests ermittelt, welche Rolle zum wem passt. Es kommt häufig vor, dass ein Team unvollständig ist und sich extrerne Unterstützung heranzieht - für die Projektlaufzeit oder nur für bestimmte Projektphasen. 

Aufregend wurde es bei der Marshmallow-Challange nach Tom Wujec. In drei, nach Rollen heterogenen Gruppen, hatten die Mentees 20 Spaghetti, je einen Meter Kreppklebeband und Bindfaden, ein Marshmallow sowie eine Schere zur Verfügung. Das Ziel: In 18 Minuten den höchsten, freistehenden Turm bauen, dessen Spitze die kleine Süßspeise ausmacht. Jede Gruppe schätzte, wie hoch ihr Turm werden würde bevor es richtig losging. Alle drei Gruppen schafften die Challange in der ersten Runde. Die Gewinnergruppe erreichte eine Höhe von zunächst 58 cm und  68 cm in der zweiten Runde. Entscheidender als die Höhe des Spaghetti-Turms war die Teamarbeit: Wie wurde miteinander kommuniziert? Welche Unterschiede wurden vom Turmbau der ersten Runde zur zweiten Runde wahrgenommen? Welche Abweichungen gab es beim Schätzen der Höhe des Turms und dem tatsächlichen Ergebnis? Wie wurden die Ressourcen genutzt? Es stellte sich heraus, dass die realistische Einschätzung des Projektziels - lieber tief stapeln! - für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts ebenso wesentlich ist, wie die transparente Kommunikation unter den Team-Mitgliedern. Es müssen auch nicht immer alle Ressourcen voll ausgeschöpft werden, wenn sie für den Erfolg des Vorhabens nicht nowendig sind (z.B. der Bindfaden). Und Ressourcen liegen überall, auch in den Erfahrungen mit anderen Projekte. Deshalb konnten fast alle Teams in der zweiten Runde einen höheren Turm bauen als in der ersten Runde. Die Handlungen waren iterativ. Es wurde abgecheckt, wie die anderen vorgegangen sind und was am eigenen Vorgehen optimierbar war. Tatsächlich empfanden aber alle Turmbauer_innen die Zusammenarbeit in der ersten Runde angenehmer, weil hier die Erwartungen weniger voreingenommen waren. Zwei Gruppen hatten nach dem Bau des zweiten Turms reichlich Zeit übrig, womit deutlich wurde, dass Zeit und Qualität deutlich zusammenhängt. 

Anschließend erarbeiteten die Mentees Phasen der Projektarbeit: In der ersten Phase wird das Projekt definiert und analysiert. Hier werden möglist smarte Ziele gesetzt (Kosten-, Sach-, Terminziele) und benötigte Ressourcen benannt. Eine Konkurrenz- und Risikoanalyse kann hier nicht schaden. In dieser Phase werden Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche festgelegt. Die zweite Phase umfasst die Planung. Projektleiter und Team werden benannt bzw. autorisiert. Das Projekt wird in Teilbereiche gegliedert, Arbeitsschritte oder -pakete terminiert und festgelegt. Ressourcen werden abgerufen und/oder zugeteilt. Im dritten Schritt - der Durchführung - überwacht der Projektleiter den Verlauf, d.h. werden Teilziele erreicht, wird der Zeitplan eingehalten? Hier muss oft justiert und modifiziert werden, weshalb in Projekten - besonders künstlerischen - immer eine große Flexibilität und gute Lösungsorientierung gefragt ist. In der vierten Phase wird abgeschlossen. Das Vorhaben wird umgesetzt und abgenommen. Nicht nur das Endergebnis der Projektarbeit, sondern auch der gesamte Verlauf werden analysiert und geprüft: Wie hat sich der Ablauf gestaltet? Wie wurde geplant (was war gut/schlecht)? Gab es Konflikte oder Probleme? Wenn ja, wie wurden Sie gelöst? Je detaillierter diese letzte Phase vorgenommen wird, desto optimaler wird der nächste Projektablauf. Eine dritte Marshmallow-Challange würde uns wahrscheinlich mannshohe Spaghetti-Marshmallow-Türme bescheren! 

Der Tag ging zu Ende, die Köpfe waren voll und nächsten Freitag machen wir mit Teil II weiter. Wir hoffen, es hat allen Mentees Spaß gemacht.

Freier Platz

Projektmanagement für Kreative

SMART-Ziele

Tipps zur Gestaltung der Mentoringtreffen

Der alte Meister Laozi sagte: "Wer sein Ziel kennt, findet den Weg." - Das sollten wir uns zu Herzen nehmen, schließlich wollen wir unser Potential sinnvoll nutzen. 

In diesem Beitrag geht es darum, dass wir Ziele als Ergebnisse und nicht als Aufgaben erfassen lernen. Hierbei ist die SMART-Zielformulierung grundlegend: